‘n Eenvoudige plan na gesonde kultuur

Ons het al ‘n paar keer oor die belangrikheid van kultuur gepraat en hoe sentraal dit vir leiers is in die skep van gesonde gemeentes, besighede en organisasies. Dis die kultuur wat die bevorderlike omgewing skep vir enige goeie doelwit vir die organisasie om te realiseer. Die kultuur van ‘n organisasie is die heel belangrikste saak waaraan ‘n leier kan aandag gee. Min leiers fokus egter daarop omdat kultuur nie maklik waarneembaar is nie. Dis soos die bekende storie van die een vis wat lui-lui in die stroompie afdryf en twee ander visse teëkom. Hy vra hulle: “Hoe is die water vir julle?”, waarop die een vis reageer: “Wat de drommel is water?” Kultuur is die water waarin ons swem en die atmosfeer wat ons inasem. ‘n Leier is dus ten diepste ‘n kulturele argitek. In ‘n bevorderlike kultuur sal die meeste van die regte praktyke byna outomaties vorm, terwyl dit in ‘n toksiese, wantrouige kultuur nie sal gebeur nie, ten spyte van die leiers se intense pogings. In ‘n toksiese kultuur is mense deelname laag, ongeag hoe hard die leiers probeer. Hoë deelname kom saam met vertroue en ‘n kultuur waar mense, verhoudings, uitnemendheid, sowel as effektiwiteit hoog geag word. Maar die skep van kultuur is nie ‘n eenvoudige saak nie. In sy nuutste boekie, “Cultivate with Intent”, noem Hermann du Plessis vyf eenvoudige praktyke wat goeie kultuur vorm.

1. Afrigtingsbestuur

Kultuur word geskep op twee fronte: individuele vlak en kollektiewe vlak. Beide is nodig. Onder hierdie punt gee die leier aandag aan die skep van ‘n kultuur op ‘n een-tot-een basis. Die leier coach individue omdat gesonde individue ‘n gesonde kultuur vorm. Dit verg gereelde aandag aan die persone wat direk aan hom rapporteer. Elke twee weke is ‘n goeie ritme, maar daar is selfs in sommige gevalle goeie rede om dit elke week met ‘n werknemer te doen. Die wyse waarop hierdie afrigtingsbestuur egter plaasvind is uiters kardinaal. Afrigting gebeur minder deur middel van direkte opdragte, maar baie meer deur rigtinggewende vrae, waaroor elke lid van die organisasie moet gaan dink en self voor verantwoordelikheid moet neem.

2. Sinvolle vergaderings

Op ‘n kollektiewe vlak word gesonde, bevorderlike kultuur geskep deur middel van goed beplande, effektiewe vergaderings, wat sinvol deur elke persoon wat dit moet bywoon beleef word. Hierdie saak vra vir ten minste vier soorte vergaderings. Die eerste soort is daaglikse (of weeklikse) “check-in”-vergaderings. Hiervoor hoef die lede van die byeenkoms nie eers op ‘n stoel te gaan sit nie. Slegs oorhoofse take en aksies vir die week word vinnig bespreek, vir nie langer as vyf minute nie. Daar is geen lang besprekings nie, slegs ‘n meedeling deur die hoof van die departement en enkele vullers deur lede wat kort bydraes lewer deur te herinner wat hierdie week aan die kom is. Die tweede is weeklikse taktiese vergaderings. Dit kan tussen vyf-en-veertig en negentig minute duur. Weeklikse vooruitgang word gemeet en struikelblokke word aangespreek. Die derde soort vergadering is maandelikse strategiese vergaderings. Die duur is tussen twee en drie ure. Die doel is om kritiese sake te bespreek of dinkskrum te hou oor wat die groep se langtermyn sukses bepaal. Die vierde soort vergadering is die kwartaallikse strategiese hersieningsvergadering, een of selfs twee dae weg van die kantoor af. Hier word langtermyn strategie bespreek, sowel as dinge soos tendense in die spesifieke industrie, die kompeterende landskap en spanbou.

3. Frontlinie-aandag

Hierdie aandag word gegee aan hoe die interaksie tussen die maatskappy en die kliënte lyk. Hierdie plek van interaksie noem ons die frontlinie. In ‘n gemeente handel dit hier oor die plek waar die kontak plaasvind tussen kantoorpersoneel of leiers en die res van die gemeente, of gemeentelede. Die idee is om aan jou personeel opleiding te gee hoe om gasvry te wees, op die punt af probleme te kan aanspreek en lidmate in die algemeen te kan dien.

4. Luister en aandag gee

Die waarheid aangaande enige groep of organisasie word gevind in eerlike gesprekke waar spanne en / of individue eerlik kan praat en kommentaar lewer oor wat hulle beleef in die maatskappy beleef. Dis bekend dat die leier as individu en die bestuur as groep gewoonlik laaste agterkom wat werklik aan die gang is, omdat daar geen kultuur van openlike en eerlike terugvoer bestaan nie. So iets moet deur die leier geskep word deur nie te vinnig kommentaar te lewer oor die opmerkings van die mense nie. ‘n Aandagtige en opregte luister is beter, asook om nie te vinnig te wil verdedig nie, maar om werklik te probeer agterkom wat agter die aandagspan van die leier self besig is om te gebeur.

5. Wees ‘n nie-angstige aanwesigheid

Ons leef vandag in ‘n angstige omgewing. Mense is angstig en groepe en organisasies het kulture van angstigheid. Dis nie pessimisme nie. Dis net wat realiteit vir ons leer. Hierdie angs is kollektief teenwoordig in die meeste maatskappye en gemeentes. Angstige mense neem nie met passie en entoesiasme deel nie. Hulle voel nie veilig nie. Die leier kan egter ‘n enorme rol speel om dit te bekamp deur praktyke en gewoontes aan te leer wat die onderliggende angs verlaag. Die eerste en belangrikste ding wat ‘n leier kan doen is om seker te maak dat hyself nie deur angs en vrees gedryf word nie. Die mense rondom leiers raak instinktief bewus van wanneer angs by die leier teenwoordig is en dit maak hulle ook angstig. Indien die leier met duidelike innerlike vrede optree en ‘n vreedsame interaksie met probleme, uitdagings en personeel toon, raak die personeel rustiger. Hoe meer kreatief hulle raak, hoe beter vorder die verhouding onderling. Wees tweedens ‘n anker vir jou mense en as jy nie altyd kan nie, maak seker dat hulle toegang het tot ankers.

Min gemeentes en organisasies vandag is intensioneel in die skep en onderhou van gesonde kulture. Gevolglik skep dit groepe, organisasies en gemeentes wat nie bevorderlik is vir die kweek van gesonde mense nie. Dis dus iets waaraan elke leier biddend aandag behoort te gee.