Duidelikheid en helderheid - Die groot gebrek

In sy boek, The Advantage, skryf Patric Lencioni dat leiers basies twee funksies het. Die eerste is om goeie en gesonde verhoudings in enige georganiseerde omgewing te vestig. Die tweede is die skep van prinsipiële helderheid en duidelikheid, ter wille van die operasionele funksies van die organisasie. In hierdie brief volg meer oor laasgenoemde.

Die probleem, aldus Lencioni, is dat baie leiers nie aanvaar dat kommunikasie deel van hulle taak as leiers is nie. Daarom is leiers se kommunikasie met hulle eie mense en kollegas dikwels slordig, onduidelik en deurmekaar. Die leiers self dink nie so nie. Nêrens is dinge so duidelik (hopelik) as in die denke van die leier self nie. Daarom dink hy dat dit wat hy dink ook vir die ander duidelik behoort te wees. Soms is niks egter verder van die waarheid af nie. Ek het al gereeld by leiers groot verbasing en frustrasie gesien, omdat hulle werknemers of kollegas dan nog stééds nie verstaan nie. Die frustrasie is egter meestal nie as gevolg van moedswillige mense, wat nie wil luister nie, maar eerder die leier self. ‘n Leier neem dikwels aan dat, omdat dinge vir hom duidelik is, dit ook vir die res duidelik behoort te wees. Daarom is Lencioni se beginsel:

As die mense nie verstaan nie, het die leier nie gekommunikeer nie.

Hy mag dink hy het of dalk het hy dit al vantevore gesê. Gesê en gekommunikeer is nie noodwendig dieselfde ding nie. Baie keer is die oorsaak van konflik en ‘n onstabiele organisatoriese kultuur, nie kwade motiewe van mense of onbekwaamheid nie, maar ‘n gebrek aan duidelikheid en helderheid.

Om hierdie rede stel Lencioni drie fases voor in enige maatskappy, gemeente of korporatiewe entiteit:

1. Skep prinsipiële duidelikheid en helderheid.

Daar is ‘n verskil tussen om helderheid te skep en om sekerhede te skep. Laasgenoemde word heel dikwels oorspeel en skyn nie so belangrik te wees soos baie mense dink nie. Ons het nie sekerhede nodig om effektief te wees nie. Wat ons egter móét hê, is prinsipiële helderheid en duidelikheid. Met die doel om hierdie soort helderheid te skep, stel hy voor dat die groep voortdurend ses basiese vrae beantwoord.

1.1 Waarom bestaan ons? Hierdie vraag het te make met die rede waarom die groep / gemeente / maatskappy tot stand gekom het. Wat wou daar bereik word toe alles ontstaan het? Wat was die probleem waarop ons die antwoord gee?

1.2 Wat doen ons? Hierdie kan eenvoudig in een lyntjie bewoording vasgevat word en verwys gewoonlik na die core business van die maatskappy. Dit kan ook vergelyk word met ‘n missiestelling.

1.3 Hoe doen ons dit? Hierdie vraag het nie te make met die strategie van die groep nie, maar eerder met die waardes. Volgens watter waardes tree ons op, terwyl ons werk?

1.4 Wat is die plan? Hierdie het te make met die strategie en taktiese planne wat uitdrukking gee aan die eerste drie vrae.

1.5 Wat is nóú dringend? In ‘n maatskappy / gemeente se lewensreis is daar gewoonlik verskillende fases, waarin sekere sake dringender aandag behoort te geniet as ander, gebaseer op die behoefte van die oomblik. Hierdie vraag wil dan bepaal wat die groot prioriteit nóú is. Wat kan ons nóú aanpak, of oplos, of doen wat die grootste verskil gaan maak?

1.6 Wie doen wat? Hierdie vraag het te make met die funksies, wat vervul moet word, en die rol wat elkeen moet speel om dit te vervul.

2. Oorkommunikeer die inhoud van hierdie vrae met duidelikheid en helderheid.

Lencioni gebruik met opset die woord oorkommunikeer, omdat leiers gewoonlik onderkommunikeer uit vrees dat daar te veel gekommunikeer word. Ervaring wys egter dat dit nie eintlik vir ‘n leier moontlik is om te veel te kommunikeer nie. Wanneer hierdie ses vrae deurdink, beredeneer en uiteindelik beantwoord word, dan moet dit konsekwent oral en aanhoudend gekommunikeer word. Mense moet dit mondeling met mekaar bespreek, aankondig en oorvertel. Dit moet aangekondig word op formele forums sowel as informeel en in die wandelgange bespreek word. Dit moet gedurig herhaal word en ook gedruk word op die maatskappy se amptelike dokumentasie. Almal in die maatskappy van die leierskap tot by die mense, wat administrasie doen en vloere vee, moet die antwoorde op hierdie vrae ken en verstaan.

3. Herbevestig die inhoud met duidelikheid en helderheid.

Hierdie punt gaan daaroor dat die antwoorde op daardie ses vrae vasgelê word deur dit te “institusionaliseer” in die organisasie. Dit beteken dat dit as beginsels neergelê word waarvolgens alles in die maatskappy funksioneer. Elke besluit in die maatskappy moet vanuit hierdie inhoud geneem word. Mense moet hiervolgens aangestel, afgedank, gementor en beloon word. Dis die enigste manier waarop die leiers van die maatskappy kan aantoon dat hierdie beginsels werklik vir hulle belangrik is. Met ander woorde, hierdie is ‘n manier om elke lid van die maatskappy te kry om die antwoorde om hierdie ses vrae te lééf.

Oningeligte mense is moeilike mense en ‘n maatskappy, wat nie seker is oor wat belangrik is nie, funksioneer onintelligent en lomp.

Om hierdie nodige korporatiewe duidelikheid en helderheid te skep, is die taak van ‘n leier.